Un coordinador de transacciones inmobiliarias es un profesional que ayuda a un agente inmobiliario a realizar diversas tareas administrativas. En otras palabras, esta figura comunica y enlaza todos los departamentos de una empresa y, al mismo tiempo, gestiona la atención al cliente de una agencia inmobiliaria.
Un coordinador de transacciones inmobiliarias puede encargarse de la parte contractual del proceso. Mientras te centras en reunirte con la gente y establecer relaciones, el CT trabajará en el contrato y se asegurará de que todos los puntos más finos de ese informe se lleven a cabo.
Asimismo, te ayuda a tomar nota de las tareas que deben completarse en el proceso de transacción, y puede encontrar los detalles más pequeños y asegurarse de que se terminen antes de que vayas más lejos.
Funciones de la coordinadora inmobiliaria
Una coordinadora inmobiliaria gestiona los contratos durante todo el proceso de venta y compra. De hecho, es la responsable de completar el papeleo, programar las reparaciones e inspecciones y asegurarse de que se aprueben las ofertas y contraofertas. También se asegura de que todos los documentos se archiven a tiempo, organiza los procedimientos de cierre, introduce la información del cliente en la base de datos, hace un seguimiento de los clientes después de la venta y realizan otras tareas administrativas según sea necesario. Los coordinadores de transacciones suelen trabajar en una oficina inmobiliaria.
Veámoslo bajado al detalle para entenderlo un poco más:
Atención al cliente
Las coordinadoras inmobiliarias se encargan, como función principal, de llevar a cabo la gestión de la atención al cliente, ya sea de forma presencial y/o telefónica. Su papel es clave desde el momento en el que se tiene la primera toma de contacto con el cliente, hasta que se consigue firmar las escrituras.
Gestión promocional de la agencia inmobiliaria
Muchas de las personas que trabajan como coordinadoras inmobiliarias, tienen estudios relacionados con el marketing digital. Esto les permite poder aportar su know-how, gestionando campañas publicitarias perfectamente segmentadas en función del target o los clientes potenciales.
Gestión digital y CRM
La mayoría de las agencias inmobiliarias actuales cuentan con un CRM (Customer Relationship Management) que les ayuda a facilitar todo el trabajo en una sola herramienta y/o plataforma. De hecho, las coordinadoras inmobiliarias son los perfiles clave para gestionar dicho CRM inmobiliario, aportando más funcionalidad.
Creación de contenidos
Digitalizarse o morir. En el mundo en el que vivimos, el canal online es imprescindible para poder sobrevivir. Para ello, es importante aprovechar los recursos que este ofrece, como es la creación de contenidos (content marketing) mediante el envío de newsletters, publicaciones en las redes sociales y/o en artículos del blog. Esto también lo llevan a cabo los coordinadores inmobiliarios.
Gestión contractual
Obviamente, otra de las funciones principales de los coordinadores de transacciones inmobiliarias es la elaboración de contratos o formularios, ya que les ayuda a mejorar todos los procesos de negociaciones con los clientes
Responsabilidades del coordinador de transacciones inmobiliarias
Entre las principales responsabilidades de las coordinadoras inmobiliarias, destacan las que siguen a continuación:
- Supervisar todas las tareas administrativas de las transacciones de compradores y vendedores de viviendas, desde el contrato hasta el cierre.
- Ayudar a los agentes inmobiliarios, a la clientela y a otras partes interesadas con el papeleo y garantizar la finalización de todos los documentos de depósito en garantía, como tasaciones, títulos y préstamos hipotecarios.
- Garantizar la programación de las inspecciones y ayudar a negociar y completar las reparaciones necesarias.
- Asegurarse de que la oferta y las contraofertas del comprador sean aprobadas por el vendedor para garantizar un proceso de venta inmobiliaria sin problemas.
- Comprobar cada documento para verificar que tiene todas las firmas y fechas correctas para que el proceso de transacción se desarrolle sin problemas
- Organizar y asistir a los eventos relacionados con el proceso de cierre, incluyendo los horarios de las mudanzas
- Introducir la información de los clientes en el sistema de base de datos de clientes y presentar la documentación adecuada al agente de la oficina para el cumplimiento de los archivos, así como hacer un seguimiento de la actividad de la transacción
Requisitos para ser coordinadora inmobiliaria
Lo más importante para convertirse en coordinador o coordinadora inmobiliaria es tener un conocimiento amplio del mercado. Esto no solo será de gran ayuda para llevar a cabo todas las tareas, sino que, a su vez, proporcionará un valor añadido frente a otros perfiles de la competencia. Por supuesto, la experiencia previa en gestión de transacciones, coordinación de transacciones, bienes inmuebles, títulos o hipotecas se tendrá en cuenta para este puesto.
Asimismo, aunque no es un requisito obligatorio, se considera fundamental disponer de ciertas habilidades o soft skills: debes tener una excelente capacidad de organización y habilidades de comunicación, impulsadas por el deseo de proporcionar un excelente servicio y experiencia al cliente.
¿Por qué es importante la figura de la coordinadora inmobiliaria?
La figura del coordinador o coordinadora inmobiliaria es esencial para la imagen de una agencia inmobiliaria. Esto se debe a que es la primera persona que entra en contacto con los clientes potenciales y, consecuentemente, la que debe causar una primera impresión con los mismos. Sus responsabilidades, junto con la capacidad de ser dinámico y resolutivo, harán que el resto de departamentos y perfiles de la empresa realicen sus funciones de una forma mucho más ágil, organizada y, lógicamente, coordinada.
Podemos decir, entonces, que gran parte del éxito de una agencia inmobiliaria recae sobre este perfil, por lo que debes tenerlo en cuenta para que tu empresa prospere y consiga todos los objetivos que se proponga.
